Gegevensbescherming

vorst.brussels

In werking sinds : 17.05.2021
Wij hechten bijzonder veel belang aan de privacy van de gebruikers en behandelen persoonsgegevens met de meest strikte geheimhouding en steeds in overeenstemming met de geldende wetgeving.

Het Privacybeleid is bedoeld om u op een transparante manier te informeren over de gegevens die we verzamelen, het doel waarvoor en de manier waarop we ze gebruiken en de rechten die u hebt met betrekking tot de verwerking van dergelijke gegevens.

Het is belangrijk om dit Privacybeleid aandachtig te lezen. Als u nog andere vragen hebt, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via dpo@forest.brussels.

1. Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Het gemeentebestuur van Vorst is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Pastoorstraat 2 – 1190 Vorst
KBO nr: 0207.367.489
dpo@forest.brussels

In het kader van de overheidsopdracht 2020-S-027 heeft de gemeente Vorst besloten om de samenstelling en werking van de Vorstste Burgerraad (hierna “VBR”) en het beheer van de website aan Dreamocracy srl (hierna “Dreamocracy”).

Dreamocracy voert dus in het kader van de toegewezen opdracht verwerkingen van persoonsgegevens uit in opdracht van de verantwoordelijke voor de verwerking.

2. Welke gegevens worden er door ons verzameld?

In de context van deze website en de VBR gaat het om de volgende categorieën van gegevens

Identificatiegegevens, zoals naam en voornaam, geslacht, e-mailadres, geboortedatum en andere informatie in verband met de aanvraag door middel van de op de website ter beschikking gestelde formulieren
Uitwisselingen en mededelingen per telefoon of e-mail (bv. vragen, indiening van aanvragen per telefoon, …) met de Gemeente of Dreamocracy (onderaannemer);
Gedragsgegevens (geolokalisatie, gebruikt apparaat, besturingssysteem …) verzameld na een bezoek aan de website (gegevens verzameld via Matomo – voor meer informatie over onze cookies hier).)

3. Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?

De gemeente Vorst heeft een VBR opgericht, een mechanisme voor participatie en overleg dat bestaat uit de inwoners van Vorst die door het lot worden aangewezen. In het kader van de werking van de VBR maakt de gemeente Vorst gebruik van deze website om de werkzaamheden, de verslagen en de activiteiten van de VBR bekend te maken.

Aarzel niet ook de Gemeenschapsverordening betreffende de Raad van de Bosbewoners te raadplegen, die op de Gemeenteraad van 19 april 2021 is goedgekeurd, om de uitvoeringsbepalingen van deze VBR en zijn interne organisatie in detail te kennen.

Persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden en rechtsgrondslagen :

UITNODIGING
Een gepersonaliseerde brief (naam, voornaam en adres) aan 3.000 burgers (ouder dan 16 jaar / 50% M – 50% F) uit het bos, willekeurig getrokken uit het bevolkingsregister, waarin zij worden uitgenodigd zich aan te melden voor toetreding tot de VBR. Deze initiële verwerking is gebaseerd op het openbaar en gemeentelijk belang van het gemeentebestuur. Deze methode van loting heeft de voorkeur gekregen om een willekeurige selectie van mensen uit alle lagen van de bevolking mogelijk te maken en iedereen gelijke kansen te bieden om aan dit burgerpanel deel te nemen (waarbij gestreefd wordt naar een zo breed mogelijke vertegenwoordiging van de burgers).
WERVING VAN VBR-LEDEN
Mensen die de uitnodigingsbrief hebben ontvangen en zich kandidaat willen stellen (hetzij telefonisch bij Dreamocracy, hetzij via de speciale website www.1190.co), wordt verzocht een aantal persoonsgegevens te verstrekken met het oog op de definitieve aanwerving van de 37 personen die samen de VBR vormen. De personen stemmen in met de door de VBR vastgestelde voorwaarden voor deelname (zie hoofdstuk 3 van de gemeentelijke verordening inzake de burgerraad voor het bos).
INTERNE ADMINISTRATIE
Zodra de VBR officieel van start is gegaan, worden persoonsgegevens verwerkt in het kader van notulen van vergaderingen, elektronische uitwisselingen en mededelingen … met andere woorden, documentaire objecten die getuigen van de officiële werkzaamheden van de VBR. De verwerking is gebaseerd op de interne werkingsregels van de VBR, zoals beschreven in het gemeentelijk reglement inzake de Raad van bosburgers, dat tijdens de gemeenteraad van 19 april is goedgekeurd.
STATISTISCHE EN GEDRAGSGEGEVENS
Deze informatie wordt via deze website verkregen nadat de betrokkene (de bezoeker van de website) daarvoor toestemming heeft gegeven. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om de inhoud van onze website te verbeteren. Meer informatie is beschikbaar op de cookies-pagina van de website..

In geen geval zullen persoonsgegevens worden verwerkt voor commerciële of politieke doeleinden.

4. Worden uw persoonsgegevens beveiligd?

Wij maken er een erezaak van om de privacy van onze gebruikers te respecteren. Wij hanteren een strikt privacybeleid en nemen alle passende veiligheidsmaatregelen (technische, organisatorische en contractuele) om ervoor te zorgen dat onze servers, voor zover mogelijk, elk ongeoorloofd uitlekken, vernietigen, verliezen, openbaar maken, gebruiken, openen of wijzigen van uw gegevens voorkomen. Onze onderaannemers, zoals Dreamocracy, passen dezelfde goede beveiligingspraktijken toe.

5. Hoelang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Wij bewaren uw gegevens zo lang als nodig is om de nagestreefde doelstellingen te verwezenlijken (zie punt 3). Zodra aan dit doel is voldaan, zullen wij de gegevens wissen overeenkomstig de wettelijke termijnen die voor de gemeenten zijn vastgesteld. In het kader van gerechtelijke procedures zullen de gegevens langer moeten worden bewaard. De gegevens worden bewaard gedurende de periode die nodig is voor de gerechtelijke procedure.

Bijvoorbeeld:

Fase	Retentietijd	Informatie
Uitnodiging	3 maanden	Het dossier waarmee de mailing is gemaakt, wordt vernietigd.
Aanwerving	Maximaal 1 jaar	Telefonische of via de website ingediende sollicitaties worden bewaard voor het bijhouden van een reservelijst (tenzij de betrokkene anders aangeeft). Aan het einde van het project zullen alle overbodige gegevens worden vernietigd.
Uitwisselingen en mededelingen	5 jaar	Correspondentie met de Gemeente of de Dreamocratie, zowel elektronisch als op papier
Interne administratie	5 jaar tot permanent	Permanent Alle documentaire objecten (notulen, verslagen, …) die getuigen van de officiële activiteit van de VBR volgen de richtlijnen van het Nationaal Archief.

6. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

Onze medewerkers en verwerkers (Dreamocracy) hebben toegang tot uw gegevens, echter uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van het bereiken van het doel van de verwerking (zie punt 3). Elk van hen is onderworpen aan een strikte geheimhoudingsplicht.

7. Worden gegevens gedeeld met externe derde partijen?

Er worden geen persoonlijke gegevens doorgegeven aan onbevoegde externe partijen.

Delen met derden is inderdaad alleen mogelijk :

Op basis van een uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene en voor specifieke doeleinden;
In het kader van contractuele relaties (bv. onderaannemers zoals Dreamocracy, OVH voor webhosting, …);
Op grond van een wettelijke verplichting of een rechterlijk verzoek.

8. Worden uw gegevens getransfereerd naar het buitenland?

Volgens art. 44 tot 50 van de GDPR, en met gegevensopslag in de Europese Unie, kunnen internationale gegevensoverdrachten plaatsvinden met het gebruik van Office365 inclusief Sharepoint, Teams … (Overdrachtsmechanisme toegestaan door middel van de standaard contractuele clausules van de SCC).

9. Wat is ons beleid inzake gegevens over minderjarigen?

Aanvragen voor lidmaatschap van de VBR kunnen alleen worden ingediend door personen die ouder zijn dan 16 jaar. Indien u ontdekt dat uw minderjarig kind (de digitale minderjarigheid is in België vastgesteld op 13 jaar) zijn/haar persoonsgegevens aan ons heeft doorgegeven zonder uw toestemming, gelieve ons dan te contacteren op het volgende adres: dpo@forest.brussels.

10. Wat gebeurt er als dit privacybeleid gewijzigd wordt?

Als we dit charter zouden wijzigen, wordt u op de hoogte gebracht via onze website. Vergeet niet om het Privacybeleid op regelmatige basis te consulteren, en idealiter bij elke nieuwe raadpleging van onze Website. De datum van inwerkingtreding van het Privacybeleid stemt overeen met deze vermeld in het begin van dit document.

11. Wat zijn uw rechten en hoe oefent u deze uit?

U kunt op elk moment verzoeken om uw persoonsgegevens te corrigeren, te laten verwijderen, te controleren, over te dragen, in te zien, u kunt zich verzetten tegen het gebruik en u kunt om de beperking van de verwerking van uw gegevens vragen.

Hiervoor stuurt u ons gewoon een e-mail aan dpo@forest.brussels om zo snel mogelijk te doen wat nodig is.

Wij zullen dan alles in het werk stellen om dit te doen binnen de wettelijk voorgeschreven termijnen na ontvangst van het verzoek.

12. Wat in geval van een geschil?

Wij zetten ons in voor dialoog en openheid bij het zoeken naar een minnelijke schikking.

U kunt ook per e-mail of per post contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit u niet tevreden bent met de gegeven antwoorden.