Charte vie privée

forest.brussels

 
En vigueur depuis le : 17.05.2021
Nous mettons un point d’honneur à respecter la vie privée des personnes concernées et à traiter leurs données personnelles dans la plus stricte confidentialité et conformément à la législation en vigueur.

La charte vie privée est destinée à vous informer, en toute transparence, au sujet des données que nous traitons, du but de leur traitement, de la manière dont nous les utilisons et des droits dont vous disposez concernant le traitement de vos données à caractère personnel.

Si vous deviez avoir d’autres questions, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse suivante : dpo@forest.brussels.
 

1. Qui est le responsable du traitement de vos données ?

 
L’administration communale de forest est le responsable du traitement de vos données personnelles.
Rue du curé 2 – 1190 forest
N° bce : 0207.367.489
dpo@forest.brussels

Dans le cadre du marché public 2020-S-027, la Commune de Forest a décidé de confier lacomposition et le fonctionnement Conseil Citoyen Forestois (ci-après “CCF”) ainsi que la gestion du site web à Dreamocracy srl (ci-après « Dreamocracy »).
Dreamocracy effectue par conséquent pour le compte du responsable de traitement des opérations de traitement de données à caractère personne dans le cadre de la mission allouée.
 

2. Quelles sont les données que nous traitons ?

 
Dans le cadre de ce site et du CCF,, il s’agit notamment des catégories de données suivantes :

• Les données d’identification, telles que le nom et prénom, le genre, l’adresse email, la date de naissance et d’autres informations relatives à la candidature au moyen des formulaires mis à disposition sur le site web;
• Les échanges et communications par téléphone ou email (ex : questions, soumission de candidatures par téléphone, …) avec la commune ou dreamocracy (sous-traitant);
• Des données de comportement (géolocalisation, appareil utilisé, système d’exploitation …) collectées suite à une visite du site web (données collectées au moyen de matomo – pour plus d’informations sur nos cookies ici)

 

3. Quels sont les traitement de données opérés et dans quel but traitons-nous vos données ?

 
La commune de forest a mis en place un ccf qui se veut un dispositif participatif et délibératif composé d’habitants de forest tirés au sort. Dans le cadre du fonctionnement du ccf, la commune de forest utilise le présent site internet afin de communiquer les travaux, les rapports et les activités du ccf.

N’hésitez pas à consulter également règlement communal relatif au conseil citoyen forestois, voté au conseil communal du 19 avril 2021 pour connaître le détail des règles de mise en place de ce ccf et de son organisation interne.

Des données personnelles sont traitées avec les finalités et les bases légales suivantes :

• INVITATION
  Un courrier personnalisé (nom, prénom et adresse) adressé à 3000 citoyens (+16 ans / 50% H – 50% F) forestois tirés au sort depuis le registre de la population en vue de les inviter à poser leur candidature au sein du CCF. Ce traitement initial repose sur l’intérêt public et communal de l’Administration communale. Cette méthode du tirage au sort a été privilégiée afin de permettre de sélectionner au hasard des personnes de tous les horizons et d’offrir une chance égale à tous et toutes de participer (viser la plus large représentativité citoyenne) à ce panel citoyen.
• RECRUTEMENT DES MEMBRES DU CCF
  Les personnes ayant reçu le courrier d’invitation et désireuses de poser leur candidature (soit par téléphone auprès de Dreamocracy soit au moyen du site web dédié www.1190.co) sont invitées à fournir un certain nombre d’informations personnelles en vue du recrutement définitif des 37 personnes composant le CCF. Les personnes consentent aux conditions de participation posées par le CCF (voir chapitre 3 du règlement communal relatif au conseil citoyen forestois).
• ADMINISTRATION INTERNE
  Une fois le CCF officiellement lancé, des données personnelles sont traitées dans le cadre de PV de réunion, d’échanges et communications électroniques … autrement dit d’objets documentaires qui attestent du travail officiel du CCF. Le traitement repose sur les règles de fonctionnement interne du CCF comme décrites dans du Règlement communal relatif au Conseil Citoyen Forestois, voté au Conseil communal du 19 avril.
• DONNÉES STATISTIQUES ET DE COMPORTEMENT
  Ces informations sont obtenues via le présent site web après que la personne concernée (le visiteur du site) ait donné son consentement. Ces données sont utilisées uniquement pour améliorer le contenu de notre site Internet. Plus d’informations disponibles sur la page cookies du site.

Les données à caractère personnel ne seront en aucun cas traitées à des fins commerciales ou politiques.
 

4. Vos données sont-elles protégées ?

 
Nous mettons un point d’honneur à respecter la vie privée de nos utilisateurs. Nous appliquons une politique de confidentialité stricte et prenons toutes les mesures de sécurité (technique, organisationnelles et contractuelles) adéquates afin que nos serveurs empêchent dans toute la mesure du possible toute fuite, destruction, perte, divulgation, usage, accès ou modification non autorisée de vos données. Nos sous-traitants, tel que Dreamocracy, appliquent les mêmes bonnes pratiques de la sécurité.
 

5. Pendant combien de temps conservons-nous vos données ?

 
Nous conservons vos données le temps nécessaire à l’accomplissement des buts et objectifs poursuivis (cfr. point 3). Une fois cet objectif atteint, nous les supprimons en vertu des temps légaux posés aux Communes. Dans le cadre d’une procédure judiciaire, les données devront être conservées plus longtemps. Ces dernières le seront pendant le temps requis par cette procédure.

A titre d’exemple :

Phase	Temps de rétention	Information
Invitation	3 mois	Le fichier ayant servi pour établir le mailing est détruit.
Recrutement	1 an maximum	Les candidatures posées par téléphone ou via le site web sont retenues afin de garder une liste de réserve (sauf avis contraire de la personne concernée). En fin de projet, les données non-nécessaires seront détruites.
Echanges et communications	5 ans	Correspondance tant électronique que papier avec la Commune ou Dreamocracy.
Administration interne	5 ans à permanent	Tous les objets documentaires (PV, Rapport, …) attestant de l’activité officielle du CCF suivent les lignes directrices des Archives Nationales.

 

6. Qui a accès a vos données et a qui sont-elles communiquées ?

 
Les agents communaux autorisés et notre sous-traitant (Dreamocracy) ont accès à vos données pour la seule nécessité d’accomplir les objectifs poursuivis (cfr. point 3 de la charte). Chacun d’entre eux est soumis à une obligation de stricte confidentialité.
 

7. Est-ce que les données sont partagées avec des tiers externes?

 
Aucune donnée personnelle n’est partagée avec des tiers extérieurs non-autorisés.

En effet des partages avec des tiers ne peuvent être faits que :

• Sur base d’un consentement explicite de la personne et pour des finalités spécifiques ;
• Dans le cadre des relations contractuelles (ex : les sous-traitants tel que dreamocracy, ovh pour l’hébergement web, …) ;
• En vertu d’une obligation légale ou d’une requête judiciaire.

 

8. Est-ce que des transferts de données hors de l’Europe sont opérés ?

 
En vertu des art. 44 à 50 du RGPD, et ce avec un stockage des données dans l’Union Européenne, des transferts internationaux de données peuvent être faits avec l’emploi d’Office365 dont Sharepoint, Teams … (Mécanisme de transfert autorisé au moyen des clauses standards contractuelles SCC).
 

9. Quelle est notre politique relative aux données concernant des mineurs ?

 
Les candidatures pour siéger au CCF ne sont ouvertes que pour des personnes âgées de plus de 16 ans. Si vous découvrez que votre enfant mineur (minorité digitale fixée à 13 ans en Belgique) nous a fourni ses données personnelles sans votre consentement, contactez-nous à l’adresse suivante: dpo@forest.brussels.
 

10. Que se passe-t-il en cas de modification de la charte ?

 
Si nous modifions la présente charte vous serez averti par le biais de notre site Internet. N’oubliez pas de consulter la Charte Vie Privée régulièrement et idéalement lors de chaque nouvelle consultation de notre site.

La date d’entrée en vigueur de la charte figure en en-tête du présent document.
 

11. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

 
Vous pouvez à tout instant demander de vérifier, accéder, rectifier, supprimer, transférer vos données et de vous opposer à l’utilisation de vos données ainsi que demander la limitation de traitements concernant celles-ci.

Pour cela, il vous suffit de nous envoyer un email à l’adresse suivante : dpo@forest.brussels.

Nous mettrons alors tout en œuvre pour faire le nécessaire dans les délais prescripts par la loi dès réception de la requête.
 

12. Que faire en cas de différent ?

 
Nous nous engageons à privilégier le dialogue et l’ouverture à la recherche d’une solution amiable.

Vous pouvez également contacter l’autorité de protection des données par email ou courrier si les réponses apportées ne rencontrent pas satisfaction.