Participation citoyenne
Règlement communal relatif au
Conseil Citoyen Forestois

Préambule

 
Le présent règlement communal régit la mise en place et le fonctionnement du Conseil Citoyen Forestois.
La commune de Forest souhaite mieux impliquer les habitant·e·s dans l’élaboration de ses politiques communales. A cet égard, elle affirme sa volonté de faciliter les contributions citoyennes et l’interaction habitant·e·s-élu·e·s, d’enrichir les délibérations des élus, de stimuler une culture de collaboration, d’impliquer les citoyens afin de bénéficier de leur connaissance et de leur expérience des réalités locales ; et ainsi de favoriser l’innovation sociétale.
Dans cette optique, la commune de Forest met en place le Conseil Citoyen Forestois (CCF).

Le CCF est un nouveau dispositif participatif, composé de 37 habitant·e·s tiré·e·s au sort, représentatif de la diversité de la population forestoise. Il est appelé à alimenter les décisions de la commune par des avis concertés et des recommandations concrètes.
 

Chapitre 1. Objectifs :

 

Article 1

 
Les objectifs de la démarche participative de la commune de Forest avec l’instauration d’un CCF sont de renforcer la participation des habitant·e·s ainsi que, plus largement, la démocratie locale en :

● Permettant de mieux appréhender les enjeux de leur commune ;
● Favorisant un dialogue ouvert, équilibré, informé et constructif sur les enjeux de la commune, ses moyens d’action et ses politiques publiques ;
● Favorisant l’interaction entre habitant·e·s et élu·e·s ;
● Prenant en compte leur avis dans l’élaboration de certaines politiques communales.
 

Chapitre 2. Attributions des röles :

 

Article 2

 
Le CCF est un organe de participation dont la composition et le fonctionnement général sont statués par le Conseil communal.
Le CCF exerce un rôle consultatif et dispose d’une compétence de proposition et d’argumentation. Il peut livrer des avis et des recommandations d’action au Conseil Communal et au Collège des Bourgmestre et Echevin·e·s (Le Collège). Le Collège transmet le rapport aux Conseillers communaux avant la prochaine séance du Conseil communal.
Le pouvoir de décision appartient exclusivement au Collège ou au Conseil communal dans le respect de la répartition des pouvoirs prévue par la Nouvelle Loi Communale.
Le Conseil communal et le Collège s’engagent toutefois à analyser les avis et recommandations exprimés par le CCF dans leurs délibérations et politiques communales, et à motiver systématiquement la manière dont ces avis et recommandations ont été, ou non, pris en compte.
Le Conseil communal se prononce sur un avis endéans un délai de 6 mois. Si ce délai ne peut pas être respecté, le Conseil communal ou le Collège justifie les raisons d’un délai supplémentaire auprès du CCF.
 

Chapitre 3. Composition par tirage au sort du conseil citoyen Forestois :

 

Article 3

 
Le CCF est composé de 37 habitant·e·s forestois.es,correspondant à la diversité socio démographique de la commune, et tiré·e·s au sort parmi les inscrits dans les registres de population de la commune de Forest, sauf pour 2 places telles que visées à l’article 5, §2.
 

Article 4

 
La composition du CCF est fixée par application de la technique du « tirage au sort stratifié », associé à un système de quotas représentatifs dont les critères sociodémographiques sont énoncés à l’article 5 ci-après.
Le tirage au sort stratifié permet d’approcher et d’inclure des personnes qui ne se manifestent pas dans les réunions citoyennes habituelles. Il vise par conséquent à toucher des publics qui sont habituellement difficiles à atteindre et à tendre vers une représentation de la diversité de la population de la commune.
Le déroulement du tirage au sort est approuvé par le Conseil communal et décrit dans l’ANNEXE 1 « Note Explicative ».
 

Article 5

 
– 1. 35 membres du CCF sont sélectionnés en tenant compte de 6 types de critères socio-démographiques afin d’assurer la diversité du panel, en se basant sur les statistiques forestoises publiées les plus récentes à la date du tirage au sort visé à l’art.3 :
● Équilibre géographique ;
● Tranche d’âge y compris les jeunes de 16 ans accomplis ;
● Egalité hommes-femmes, à un.e près ;
● Nationalité ;
● Occupation/activité professionnelle ;
● Niveau d’études.
– 2. 2 membres du CCF sont recrutés sur base volontaire en collaboration avec la Coordination sociale et les structures publiques ad hoc (telles que le CPAS) de la commune, en dehors des registres de la population afin de s’assurer de la participation d’habitants issus des profils les plus difficiles à mobiliser, telles que les personnes en situation de précarité, inscrites ou ayant fait l’objet d’une domiciliation au CPAS.
 

Article 6

 
– 1. La participation au CCF est volontaire.
– 2. Les membres du CCF sont libres de démissionner à tout moment.

La démission écrite est adressée par courriel ou voie postale au Secrétaire du CCF [info@dreamocracy.eu, ou ℅ Dreamocracy – 130 rue des Cottages, 1180 Uccle] une semaine au minimum avant la prochaine réunion du Conseil.
Le Secrétaire du Conseil en informe sans délai le Conseil communal.
– 3. Les habitant·e·s qui ne jouissent pas de leurs droits civils et politiques ne peuvent pas participer au CCF.
Si un membre du CCF perd ses droits civils et politiques en cours de mandat, il·elle sera automatiquement considéré·e comme démissionnaire.
– 4. Les membres du CCF doivent résider à Forest pendant toute la durée de leur mandat au sein du CCF. En cas de déménagement en dehors de la commune de Forest, ils·elles sont considéré·e·s comme démissionnaires du CCF.
– 5. Si un·e membre du CCF n’est pas présent·e à 2 réunions consécutives sans justification considérée comme valable par le Secrétariat du CCF, il·elle est considéré·e comme démissionnaire.
– 6. Le·la membre démissionnaire est remplacé·e. dans les 3 mois par un·e suppléant·e au profil similaire issu·e du deuxième échantillon du tirage au sort et mis·e en réserve. Le·la suppléant·e doit correspondre le plus possible au profil du·de la membre remplacé·e, en veillant à respecter dans la mesure du possible l’équilibre des 6 critères fixés à l’article 5, -1.
 

Article 7

 
Pour être membre du CCF, les mineur·e·s d’âge doivent fournir une autorisation parentale au Secrétariat du CCF.
 

Article 8

 
La durée du mandat d’un·e membre du CCF est de 2 ans à partir de la séance d’installation
A l’issue de cette période, un nouveau tirage au sort est effectué afin d’assurer le renouvellement complet du CCF.
 

Chapitre 4. Incompatibilité :

 

Article 9

 
– 1. Une seule personne d’un même ménage peut être membre du CCF.
– 2. S’ils/Si elles sont tiré·e·s au sort, les conseiller·e·s communaux·ales, les conseiller·e·s du CPAS, les membres du Collège des bourgmestre et échevin·es, les membres du Conseil de police, les ministres, les parlementaires ne peuvent pas siéger au CCF.
– 3. Si un·e membre du CCF se porte candidat·e à une élection, il·elle se signale au Secrétaire du CCF. Il·elle est suspendu·e du CCF 3 mois avant la date du scrutin auquel il/elle se présente.
En cas d’élection, le.la membre du CCF est automatiquement réputé démissionnaire et est remplacé·e conformément à l’article 6§6.
 

Chapitre 5. Fonctionnement du conseil citoyen Forestois :

 

Article 10

 
Le CCF dispose d’un·e « Secrétaire du Conseil Citoyen Forestois ».
Ce·Cette Secrétaire est désigné·e par le marché public relatif à la définition de la méthodologie, composition, mise en place et accompagnement d’un CCF.
Le·La Secrétaire du CCF met en place et accompagne le CCF. Il·Elle en assure le fonctionnement administratif, logistique et communicationnel. Il·Elle lui apporte toute autre forme d’aide dont notamment l’accès à l’information, les contacts avec les services et expert·e·s, ainsi que tout·e autre intervenant·e.
 

Article 11

 
Chaque présence à une réunion complète du CCF donne droit pour ses membres à un défraiement de 34,71 euros brut par membre à charge du Secrétariat du CCF, sur base d’une convention de volontariat.
Il s’agit ainsi d’encourager leur présence aux réunions et de valoriser leur investissement dans ce dispositif.
Chaque membre a toutefois le droit de renoncer à percevoir ce défraiement en le signalant par écrit au Secrétariat du CCF.
 

Article 12

 
Le CCF se réunit pour la première fois à l’occasion d’une séance d’installation, sur invitation de la Présidente du Conseil Communal, du Bourgmestre et de la Secrétaire Communale.
Les invitations aux membres du CCF sont transmises au minimum 3 semaines à l’avance, en utilisant les moyens nécessaires (courrier, courrier électronique…). Les périodes de congés scolaires sont évitées pour les réunions du CCF.
 

Article 13

 
Les membres du CCF sont invité·e·s à se rencontrer, à découvrir et commenter les modes délibératifs et de travail d’une assemblée délibérante évoqués par le Secrétaire du CCF et à définir eux-mêmes leur mode de fonctionnement (principes de dialogue et de travail, canaux de communication, agenda de travail…).
Ils·elles reçoivent pour ce faire l’aide d’un facilitateur neutre, proposé par le·la Secrétaire du CCF.
 

Article 14

 
Outre la séance d’installation, le CCF tient 11 réunions maximum, étalées sur une période de 2 ans.
La dernière réunion du CCF sur une thématique donnée ne peut se dérouler le mois précédant des élections fédérales, régionales et/ou européennes,ou dans les 3 mois précédant les élections communales.
 

Article 15

 
Le CCF se réunit dans le local mis à disposition par la Commune. En cas d’impossibilité de se réunir physiquement, notamment pour des raisons sanitaires, le CCF se réunit à distance à l’aide d’outils numériques fournis par la commune. Elle fournit par ailleurs les moyens nécessaires pour se connecter digitalement aux membres du CCF les nécessitant : salle dédiée, matériel informatique et assistance technique.
La Commune assiste par ailleurs les délibérations en ligne par la mise à disposition de personnel assistant le Secrétariat du CCF dans la facilitation des sous-groupes en ligne.
 

Article 16

 
Les avis et recommandations du CCF sur la thématique donnée sont adoptés par consensus. En cas d’absence de consensus, il est procédé à un vote à la majorité simple.
 

Article 17

 
– 1. Le CCF ne peut délibérer qu’en la présence de minimum 25 de ses membres.
A défaut, le·la Secrétaire du CCF peut convoquer une nouvelle réunion pour laquelle le quorum n’est plus requis.
– 2. Les membres du CCF doivent être présent·e·s aux travaux préparatoires de chaque thématique du CCF pour prendre part au processus décisionnel décrit à l’article 16.
– 3. En cas d’absence répétée aux travaux préparatoires, le CCF détermine dans son mode de fonctionnement les modalités de participation à l’élaboration de la recommandation du.de la membre en défaut.
 

Article 18

 
Le CCF invite toute personne susceptible de lui apporter une aide ou une expertise particulière dans ses débats.
 

Article 19

 
Les membres sont tenu·e·s de respecter le devoir de réserve et de discrétion indispensable à la tenue des débats et des informations diffusées lors des travaux du CCF.
Le CCF veille au respect des différentes lois, décrets, ordonnances et toutes les autres règles de droit en vigueur en Belgique.
 

Article 20

 
Les membres du CCF s’engagent à travailler dans un esprit de tolérance, d’écoute, de respect des droits fondamentaux, de respect des valeurs démocratiques, et de valorisation des rencontres à travers la diversité sociale (interculturalité, intergénérationnel…).
Ils s’engagent en outre à respecter les principes énoncés dans la loi du 30 juillet 1981, tendant à réprimer certains actes inspirés par le racisme ou la xénophobie.
 

Chapitre 6. Thèmes :

 

Article 21

 
Les thèmes traités par le CCF relèvent des compétences communales et de l’intérêt général des Forestois·es.
Est ainsi considéré comme intérêt communal tout ce qui a un lien avec l’actualité communale, les enjeux communaux, les politiques communales ou certaines décisions et/ou projets communaux qui ont un impact concret sur le quotidien des Forestois.es ou qui le modifie particulièrement.
 

Article 22

 
– 1. Durant le mandat du CCF, 3 thèmes seront abordés : la première sur initiative du Conseil Communal, et 2 sur codécision du Conseil Communal et du CCF.
– 2. A l’issue de chaque cycle thématique, le CCF identifie 3 thèmes qui seront proposés au Conseil Communal.
Parmi ces 3 propositions, le Conseil Communal sélectionne une proposition et émet un avis quant à l’opportunité de chacune des 3 propositions qui lui ont été soumises.
– 3. Un thème à traiter est définitivement fixé et connu par le CCF un mois avant la première tenue des 3 réunions consacrées à cette thématique.
 

Chapitre 7. Publicités des recommandations, des travaux et rapport :

 

Article 23

 
L’avis du CCF sur un thème est transmis au Conseil communal.
 

Article 24

 
A l’issue de chaque réunion du CCF, le rapport de son contenu
ainsi que l’ensemble des travaux de ce dernier sont partagés pour un plus grand nombre, entre autres sur une plateforme web entièrement dédiée au CCF.
 

Article 25

 
Un rapport officiel des avis et recommandations du CCF sur le thème retenu est transmis par le.la Secrétaire du CCF au Secrétaire communal, en vue de la prochaine séance du Collège qui en fera rapport au prochain Conseil communal. Il y sera présenté par une délégation du CCF.
 

Chapitre 8. Entrée en vigueur :

 

Article 26

 
Le présent règlement entre en vigueur le cinquième jour suivant celui de sa publication.